Personvernerklæring for Kong Arthur AdmissionWeb (AdmissionWeb) » Høyskolen for ledelse og teologi

Personvernerklæring for Kong Arthur AdmissionWeb (AdmissionWeb)

Sist endret: 21.06.2018

1) Kort om AdmissionWeb

AdmissionWeb er en webapplikasjon for søking om opptak til studier ved Høyskolen for Ledelse og Teologi.

AdmissionWeb er knyttet til det studieadministrative systemet Kong Arthur Admin (KA Admin). Det betyr at data som registreres i AdmissionWeb lagres i KA Admin. Data i KA Admin rapporteres i ulike sammenhenger til flere parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for KA Admin !!!!!!

2) Hva er en personvernerklæring?

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Høyskolen for Ledelse og Teologi håndterer dine personopplysninger i datasystemet KA Admin. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

3) Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan identifisere en konkret person.

Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.

4) Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i AdmissionWeb

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i AdmissionWeb er at du skal kunne registrere søknad om opptak til studier.

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven. Institusjonens form for utøvelse av offentlig myndighet, et vedtak om tildeling studieplass er f.eks. å anse som et enkeltvedtak. Dermed er også behandlingsgrunnlaget som oppstilles i personopplysningsloven § 8 bokstav e) oppfylt, og universitets- og høyskoleloven § 4-15 og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e.

5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i AdmissionWeb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Når du logger deg på i AdmissionWeb lagrer vi din e-post adresse og eventuelle feilmeldinger i en loggfil.

I tillegg lagrer vi i pdf format den bekreftelsen på din søknad som legges ved den automatiske e-posten du mottar. Denne pdf filen inneholder navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, adresse, telefonnummer, e-post adresse, statsborgerskap, utdanningsbakgrunn, samtykker du har gitt, spørsmål som er besvart i søknaden, eventuell tilleggsinformasjon som er registrert og informasjon om studier og kurs.

Både loggfilen og pdf-filen lagres for å kunne gi deg bistand ved behov for hjelp i forbindelse med bruk av AdmissionWeb. Disse opplysningene slettes automatisk etter 3 måneder.

Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i AdmissionWeb.

Personopplysninger som registreres i AdmissionWeb blir sendt til det studieadministrative systemet KA Admin. Personopplysninger i KA Admin lagres i utgangspunktet til evig tid. Se gjerne personvernerklæringen for KA Admin. http://hlt.no/personvernerklaering-for-kong-arthur-admin-ka-admin/

Personopplysningene dine kan hentes fra:

  1. Deg selv via AdmissionWeb
  2. KA Admin

Frivillige registreringer

  1. Deg selv via AdmissionWeb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i AdmissionWeb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine.

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

  1. KA Admin

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Høyskolen for Ledelse og Teologi registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine søknader. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak. Disse dataene blir kun sendt til AdmissionWeb for at du skal kunne få innsyn i dine data.

6) I noen tilfeller utfører vi saksbehandling

Når du benytter AdmissionWeb ved Høyskolen for Ledelse og Teologi vil en del prosesser tilknyttet til søknaden utføres som saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

7) Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Høyskolen for Ledelse og Teologi kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

Personopplysninger du registrerer i AdmissionWeb sendes til det studieadministrative systemet KA Admin. Se personvernerklæringen for KA Admin for mer detaljer om hvilke virksomheter som mottar personopplysninger fra KA Admin.

8) Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Høyskolen for Ledelse og Teologi gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i AdmissionWeb. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.

9) Dine rettigheter
Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan Høyskolen for Ledelse og Teologi behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Høyskolen for Ledelse og Teologi. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett tilsletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10.

 

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

10) Kontakt
Behandlingsansvarlig
Høyskolen for Ledelse og Teologi er behandlingsansvarlig for personopplysninger i AdmissionWeb, jf. personopplysningsloven § 2 nr. 4 og §19 a.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt på post@hlt.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Høyskolen for Ledelse og Teologi har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Høyskolen for Ledelse og Teologi. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Høyskolen for Ledelse og Teologi kan nås via e-post: post@hlt.no.

Tjenesteleverandør

Kong Arthur Produkt (KAP) er tjenesteleverandør av AdmissionWeb. Det vil si at KAP utvikler og forvalter AdmissionWebog at KAP har det daglige ansvaret for driften av AdmissionWeb. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved KAPtilgang til alle personopplysninger som er registrert i AdmissionWeb, og med det også personopplysninger som sendes til og fra KA Admin.

Kontaktinformasjon til KAP: gdpr@kongarthur.no