Opptak av forelesninger / Information regarding recording of lectures

Informasjon om retningslinjer i forbindelse med opptak av digital undervisning

.

Retningslinjer for videoopptak av undervisningen, ved HLT

(English version will be published soon)

Godkjent av: Ledergruppa
Dato: 05.09.2022

Opptak av undervisning med studenter til stede vil inneholde personopplysninger som omfattes av GDPR-lovgivningen (General Data Protection Regulation). Eksempler på personopplysninger er studenter som deltar i undervisningen, forelesers undervisningsaktivitet og meldinger i chat knyttet til gjenkjennelige brukere.

Nettbasert undervisning er vurdert som en oppgave i allmenhetens interesse, slik at GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e gir HLT grunnlag for å behandle personopplysningene til deltakerne i undervisningen. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger suppleres med henvisning til universitets – og høyskoleloven § 4-15 (1), som gir studiestedet plikt til å tilby undervisning i emnenes om tilbys.

Lærer/foreleser bør gjøre en vurdering av om innholdet i hver undervisningstime egner seg for opptak, og hvorvidt det er behov for opptak av den aktuelle timen. Spesielt gjelder dette når studentene er i fokus eller holder presentasjoner.

Når du gjør opptak av undervisning, er dette de flere tingene du må huske:

  1. Informere studentene om at det blir gjort opptak av undervisningen – og hensikten med opptakene. Hensikten med opptak ved HLT er å ivareta non-resident studentene som vi tar opp via LBC, og å gi en mulighet for å se undervisningen for dem som evt. har vært borte på grunn av sykdom. (Unntaksvis kan opptaket også deles til hele gruppen som tar et fag, da for å repetere et emne). Opptaket skal ikke brukes til andre formål. Dersom du bruker Power Point-presentasjoner, så kan denne informasjonen inkluderes på en av de første sidene der. Da er det også dokumentert at informasjonen er gitt.
  2. Samtykke: Som hovedregel må vi innhente samtykke hvis enkeltstudenter er i fokus eller holder presentasjoner. Der hvor det kun er lærer som er i fokus, eller gjenkjennelig for dem som ser opptakene trenger vi ikke samtykke fra studentene som følger/ser undervisningsopptakene. (Info om at det gjøres opptak må allikevel gis, jf punkt 1).
  3. Oppbevaring: Opptakene skal lagret på trygg måte i et system med pålogging. På HLT gjøres dette via zoom-opptak og zoom-lagring. Dersom opptakene gjøres tilgjengelige i Moodle-rommet for faget, er dette også ivaretatt gjennom innlogging til denne plattformen.
  4. Videreformidling ikke tillatt: Minn gjerne studentene på at det ikke er lov til å laste ned, eller re-publisere bilder eller video av studenter eller foreleser uten at de har fått tillatelse til dette. (Unntaket her er dersom en student har fått egen tillatelse til dette som et tilrettelagt undervisningsopplett).

Når må du innhente samtykke?
Læreren som underviser trenger ikke å innhente samtykke når studentene ikke er hovedfokus i opptaket, som for eksempel at de sitter som tilhørere i rommet. Vi trenger heller ikke innhente samtykke fra den som stiller spørsmål, blant dem som er til stede, da lyden fra disse ikke fanges opp i opptaket. Noen studenter kan allikevel nøle med å stille spørsmål under opptak, slik at det også bør gis mulighet for spørsmål og tilbakemeldinger på annen måte, eksempelvis i chatten eller når opptaket er slått av.

Studentpresentasjoner krever samtykke: I undervisningssituasjoner der studentene er mer delaktige enn i en «vanlig» undervisnings-situasjon slik at de blir gjenkjennelige i opptaket, må du innhente samtykke. Dette gjelder hvis opptaket ikke bare er av underviser, men der studentene holder presentasjoner eller på annen måte er i fokus.

Slik innhenter du samtykke

  1. Samtykke må hentes inn skriftlig. Skjema for dette skal ligge i Moodle.
  2. Samtykke må kunne dokumenteres.

Lagring av opptaket i godkjente system
Når du skal lagre et videoopptak, må du bruke et system som HLT har støtte for og databehandleravtale med. Dette er ivaretatt gjennom HLT-ansattes zoom-abonnement og gjennom Moodle.

Hvor lenge skal opptaket lagres?
Hovedregel er at et opptak skal slettes fra alle medier når formålet med opptaket er oppfylt. Ved HLT vil det være etter avholdt utsatt eksamen i faget. Unntaksvis kan opptak med gjestelærere og andre kapasiteter lagres for videre bruk.

Opptak med gjenkjennelige studenter: Hvis det gjøres opptak av undervisning hvor studenter deltar aktivt med presentasjoner eller lengre innlegg, skal opptaket slettes senest når undervisningen i det aktuelle emnet er avsluttet eller eksamen i emnet er gjennomført. Dette gjelder frem til utsatt eksamen er fullført.

Opptak med kun underviser: Undervisningsopptak hvor kun du som foreleser deltar aktivt med lyd og/eller bilde, kan beholdes så lenge de har en gyldighet faglig sett.

Legge opptaket eksternt tilgjengelig: Dersom HLT ønsker å legge opptaket tilgjengelig for eksterne må det gjøres en ny vurdering av personvern. Samtykke må hentes inn fra alle studenter som er gjenkjennelige på opptaket.

Det må også gjøres en vurdering av rettigheter til selve undervisningsmateriale. Dersom HLT ønsker å legge opptaket av undervisningen din eksternt tilgjengelig, skal du som underviser alltid godkjenne dette.

HLTs plikt til å gi undervisning
Det er ikke alltid nødvendig å innhente samtykke fra deg som underviser for å strømme/gjøre opptak av undervisning. HLT har plikt til å tilby den undervisning som presenteres i emnebeskrivelsene. Det betyr at skolen kan pålegge lærer å gjøre opptak av undervisningen som gis, enten ved synkron tilgjengeliggjøring (strømmet) eller ved opptak.

Dette gjelder for eksempel undervisning som skal være tilgjengelig for studenter på flere campus, eller for non-resident studenter. Personvern anses som ivaretatt når det kreves pålogging for å se opptaket.

Hvis studenter ønsker å gjøre opptak: Studenter kan ikke gjøre egne opptak av undervisning uten samtykke fra lærer. Slike opptak kan allikevel innvilges som tilrettelagt undervisning fra studieadministrasjonen. Opptakene kan kun brukes til egne studier, og kan ikke publiseres eller brukes på annen måte uten godkjenning fra den som underviser og fra HLT.

Retningslinjer og lovverk ifm personvern: For mer informasjon om personvern, se HLTs retningslinje for oppbevaring og behandling av personopplysninger ved HLT. Legg til aktuell lenke.

.